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WEB会議で圧倒的に使いやすいシステムは何か?

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Web会議とは、パソコンでネットに接続することで音声と動画をリアルタイムにやり取りできるシステムです。

テレビ会議と同じようにも考えられますが、この2つの最大の違いは接続様式の違いです。
電話のように回線同士が直接つながるのがテレビ会議です。
そのため、比較的接続は安定してます。
Web会議はパソコンからネットに接続しています。
そのためにネットの接続環境が悪くなれば、音声や動画は上手く表示されなくなってしまいます。

経理ペンギン
この記事では、Web会議について解説します。

無料で使えるWeb会議システム6選
1. Zoom
2. Skype
3. Googleハングアウト
4. Chatwork
5. BizMee_β
6. appear.in

上記は現在よく使われているWeb会議のシステムです。
皆さんはどのくらいのシステムをご存知ですか?

 

少し前までは、ネット会議と言えば圧倒的にSkypeでした。
Skypeの登場は、「国際電話が無料になった!」と
ネットの便利さを目で見てわかる画期的なものだったことは、
記憶に新しいところです。

 

Skypeはあくまでもオンライン版テレビ電話です。
そのため、電話が電話番号が必要なようにSkypeのアカウントを取得して、
お互いのSkype IDを交換する必要があり、これが面倒な作業になります。

 

これに対してZoomは、
パソコンやスマートフォンを使って、セミナーやミーティングをオンラインで開催するために開発されたアプリです。
セミナーの主催者から招待URLまたは、ミーティングIDを受け取ります。
指定の時間に、その招待URLをクリックするか、
ミーティングIDを入力するだけで、セミナーに参加できます。

 

現在PC、スマートフォン、タブレットなど、
一般的なデバイスであればZoomをインストールできます。

 

そして、Windows、MacOS、Android、iOSなど、
あらゆるOSに対応しているのも特徴で、
そこがZoomが使いやすいと言われる最大の理由です。

では、ここからは複数人での同時参加が可能な
「ビデオ・Web会議アプリケーション」であるZoomで何ができるのか、具体的に説明します。

 

Zoomミーティングに参加するために必要なもの。

パソコンでZoomミーティングに参加するには、3つの機器が必要になります。

ウェブカメラ
自分の顔を写すために必要です。
マイク内蔵のものが多いです。

マイク
自分の声を相手に届けるために必要です。
音質にこだわらない限り、WEBカメラに内蔵されているマイクを使えばOKです。

スピーカー
相手の声を聴くために必要です。
ヘッドセットやイヤホンでもOKです。

ノートパソコンや、画面一体型のデスクトップパソコンの場合、
これら3つの機器が、内蔵されていることも多いです。

それ以外のデスクトップでは、これらの機器を別途用意する必要があります。

 

ZoomでのWeb会議でできること

1つの会議につきオプションにより最大1,000名まで参加者を増やすことができます。

 

メリット
・どこででもできるので、移動コストが軽減します。
・会えなくても連絡が取れるので、コミュニケーションの活性化も期待できます。
・PCさえあればよく、集まらなくてもいいので、自由度の高い働き方もできそうです。
・録画、録音もワンタッチなので、議事録の代替としても使えます。

 

注意点
ネット環境がないと使えません
・プランによってランニング料金が必要なため、
目的のない「とりあえず導入」はコストが増えます
・「どこでもできる」が「どこでもいい」わけではありません。
騒がしい環境では、会議参加のメンバーに迷惑がかかりますし、
公共の場所では会議に集中ができません。
 利用場所・周囲の環境には注意が必要です。

 

写真やホワイトボードの共有が可能に

ホワイトボードでは全員でキャンバスに描き込め、画面にマーカーなどで描き込んで指示できます。
ただし、画面を共有すると、自分が操作している他の内容がすべて他の人に見られるので、注意が必要です。

Web会議の録画保存ができる

会議の内容の録画・録音をワンクリックで行うことができます。
無料版でも簡単に会議がクラウド上またはローカルに自動保存される機能もあるので、会議に参加できなかった人も後から内容をリアルに把握できます。
場合によっては議事録を作成する手間も省けるかもしれません。

その他リモートコントロール機能や、もちろんチャット機能も!

リモートコンロトールで自分のパソコンの操作をしてもらえる機能があるのも、驚きのZoomの機能の一つです。
もちろん、会議やセミナー中に発言できるチャットの機能も充実しています。

また「ブレイクアウトルーム」の機能を使うと参加者を小規模なグループに分割できるため、グループワークが実施可能です。

WEB会議以外のZoomの活用方法

「社内研修」

研修ではぜひ「ビデオブレイクアウトルーム」の機能を使って欲しいところです。
こちらでは参加者を小規模なグループに分割できるため、グループワークが実施可能です。
1つのブレイクルームに最大200人が参加するセッションを作成でき、さらに最大で50のブレイクアウトルームを作成できます。
自動記録の機能は、ビデオや音声をローカルに記録するか、クラウドへ記録するかを選べ、クラウドに保存をしたものは、URLで共有することができます。
研修に参加できなかった人へシェアもカンタンです。

「オンラインセミナー」

「Zoom Webinar(ズーム ウェビナー)」のプランを使えば、お互いにやり取りできるユーザーを100人まで登録可能です。
それぞれをパネリストとして設定できます。
そして最大10,000人の閲覧ユーザーに対応できるパッケージが用意されていて、大規模なセミナーも実現可能です。
セミナーの内容は「Facebook Live」「YouTube」でリアルタイムでストリーム配信できます。
これらの動画プラットフォームを使えば、セミナーを届けられるユーザーの数は事実上無制限ということになります。

 

まとめ

WEB会議システムではZoomがオススメ。

WEB会議だけでなく・社内研修・社外向けオンラインセミナーにも幅広く使える。

Zoomで出来ること
・URLのクリックですぐにつながる
・資料の共有
・録画
・チャット
・リモートコンロトール
・ブレイクアウトルーム

メリット
・移動コストの削減
・コミュニケーションの活性化
・自由度の高い働き方
・議事録の代替可能

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