最近では身近なお店もキャッシュレス決済を導入することが多くなり、キャッシュレスは毎日聞く言葉のひとつではないでしょうか。
一般企業でもキャッシュレス化を取り入れるところが増えており、一部の企業ではどんどん経理業務の効率化が進んでいます。
ちなみに企業でのキャッシュレス化とはずばり小口現金をなくすこと。
この記事ではキャッシュレス化による経理業務へのメリットと、キャッシュレス化する際の注意点について解説します。
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本格的なキャッシュレス化の波がきた
日本は現金取引がまだまだ多い国ですが、最近ではスマホのQR決済や電子マネー決済も浸透してきました。
PayPayやLine Pay、Suicaなどの決済手段は一度は聞いたことがある方も多いのではないでしょうか。
経理の現場も例外ではなく、このような決済手段を使った経費申請が増えてきています。
一方経理の現場でキャッシュレス決済が進む中で、キャッシュレス決済と小口現金が業務の中に混在しているという状況があります。
そのまま放置していてはキャッシュレス化で経理が効率化できるのにもかかわらず、反対に経理業務が複雑になってしまいます。
キャッシュレスの波がきている今、小口現金をやめるチャンスです。
「小口現金ってなくせるの？」と疑問に思われるかもしれません。
しかし順序立てて仕組みを整えれば必ず小口現金はなくすことができます。
小口現金を完全に廃止できたとき、キャッシュレス化による大幅な経理の効率化を実感できるでしょう。
キャッシュレス化による経理業務へのメリット
ここからはキャッシュレス化がもたらす経理の効率化を具体的に説明します。
小口現金を廃止でき業務効率が上がる
小口現金を管理するには現金管理コストと呼ばれる見えないコストがかかっています。
見えないコストとは時間のこと。小口現金にまつわる業務には、下記のようなものがあります。
- 金庫に現金を入れるために銀行に出金しに行く
- 両替をしに銀行に行く
- 金庫の現金を定期的に数える
- 金種を記録する
- 経費精算のために金庫から現金を取り出してまとめる
- 小口現金の出入りがあった場合は現金出納帳に記入する
- 小口現金の過不足があれば原因を調査する
この業務に1ヶ月のうちどれくらいの時間を費やしているでしょうか。
小口現金を廃止すればこれらの業務がなくせるため、経理業務の効率化につながります。
経理の属人化をなくすことができる
キャッシュレス化をすることで、経理部内で業務を効率化させようという動きが出てきやすくなります。
経理を効率化させるには属人化している業務を洗いだし、業務プロセスの見える化をすることが不可欠。
業務を見える化させることで、いままで業務が属人化して見えていなかったものが出てきて問題点を把握しやすくなります。
また一部の従業員のみが知っている業務がなくなることは、その従業員の急な退職や急病などのリスク対策にもなります。
経理の機能がストップしたり混乱しては会社の信用問題にもつながりかねません。
このように経理業務の属人化をなくすことは、会社全体にとっても大きなメリットがあるといえるでしょう。
経費精算がラクになる
営業担当者などの外出が多い従業員の交通費はICカードにし、手土産や取引先との飲食代はコーポレートカード決済に変更することで現金が必要なくなります。
さらにキャッシュレス対応の経費精算システムを導入すると、営業担当者はカードリーダーやカードの明細から使った交通費や接待交際費の一覧を瞬時に作成することが可能。
あとは領収書をまとめて経理に提出すればいいため、営業担当者は経費精算に貴重な時間を奪われることがなくなります。
経理側ではデータが手元に届くためシステムに数字を再入力する必要がなくなる他、営業担当者から回ってくる申請書もミスがない状態で受け取ることができます。
入力コストとコミュニケーションコストを削減することができ、営業と経理の間に起こりがちな経費精算による不満を一気に解消することにもつながります。
会計入力がラクになる
上記のようにキャッシュレス決済+経費精算システムを導入しておくことで、クラウド会計ソフトを導入していればデータを自動連携することが可能。
その結果、仕訳入力作業を大幅にカットすることができます。
キャッシュレス決済に切り替える時の注意点
キャッシュレス化による経理業務へのメリットは大きいですが、いきなりスタートしてしまうと失敗してしまうことも。
経理業務でのミスは社内・社外の信用問題にもつながりかねません。
ここからはキャッシュレスを取り入れる際の注意点についてくわしく解説します。
キャッシュレス化の移行期間を設けておく
いきなり「キャッシュレス決済」を導入しようとすると、思いがけない大きなミスが発生するものです。
経理という会社の信用にもかかわる部署なので、プロセスの変更は慎重に1つの業務ごとに行いましょう。
たとえば「まずは役員・部長クラスの経費精算のみキャッシュレスに移行してみる」などです。
1ヶ月ほど運用してみて、問題になりそうな点を洗いだし修正してからキャッシュレス決済をする従業員の範囲を広げていきます。
試運用機関として会社の規模にもよりますが3ヶ月〜6ヶ月かかけて行うと混乱が少ないでしょう。
社内ルールを明確にする
- 代引きでやりとりしていた取引先への支払い方法の切り替え時期の設定
- 経費精算のルールが曖昧であれば明文化する
など社内ルールを全従業員が確認できるように明確にしておきます。
曖昧なルールはトラブルのもとです。
キャッシュレス化に切り替えるタイミングで社内ルールも見直しておきましょう。
コーポレートカードの不正利用に注意する
コーポレートカードを全従業員に渡してしまえば経費精算は確かにラクになります。しかしコーポレートカードの不正使用など問題がおきていることも事実。
経営者も従業員も気持ちよくカードを使用したいですよね。
事前対策としてコーポレートカードを渡す場合には不正利用が発覚した際には厳しいペナルティがあることを周知したり、カードの利用額を全社員が見ることができる状態にするなどしておきましょう。
まとめ
キャッシュレス化は経理業務を確実にラクにしてくれます。
しかしそれは経理プロセスがキャッシュレス化に対応していることが大前提。
