経理の課題を解決するためのブログ「経理パレット」

経理パレット

業務効率化

経理事務でExcelを使っちゃいけないそのワケを教えます!!

更新日:

皆さんは仕事上でExcelはお使いでしょうか?
事務職たるもの、Excel、Wordは必須。
PowerPointができれば尚良し、そう言われて就職されたのではありませんか?

Excel、Word、PowerPoint。
これらは言わずと知れた、マイクロソフト社のOfficeという名前がついたソフトの中の商品名です。
日本で事務職をされていて、知らない人はいないでしょう。
中でも表計算ソフトExcelは、経理を仕事とされている方の中では仕事で使わない日はないくらいに頻度が高いものになっています。
そんなExcel、あなたは得意ですか?

経理ペンギン
この記事では経理で必ず使わないとけないと言われているExcelは実は非効率になる理由を解説します。

 

Excelでデキること
(表計算、グラフ作成、データ分析などなど)

エクセルでは、文書作成や表計算を始め、以下のような事ができます。

表作成/表計算

Excelの代表的な機能が表計算機能です。
Excelには「関数」と呼ばれる機能が用意されており、この関数によって数値の合計や平均値、最大値、最小値などを自動的に計算することが可能です。
表の罫線やセルの配色なども簡単に付与・変更することが可能なので、見栄えにもこだわることが出来ます。
作成した表のデータの中から条件に合うデータのみを抽出することも出来ますので、取引先が多くないのであれば、「データベース」としての機能も備えています。

グラフ作成

エクセルで作成した表(データ)を元にグラフを作成することが出来ます。
棒グラフや折れ線グラフ、円グラフ、散布図など様々な種類のグラフを作成することが可能で、デザインやグラフのレイアウトも複数のパターンから選択・カスタマイズすることが出来ます。

文書作成

設計書や仕様書などの文書作成に利用出来ます。
文書作成には、同じMicrosoft社の文書作成ソフトウェア「Word」もよく利用されますが、図表や画像を多く使用する文書にはExcelを利用する場合も多くあります。
Excelの各ワークシートにはシート名を付与することが可能なので、項目別にワークシートを分けて作成することで、整理された読みやすい文書を作成することが出来ます。

 

経理ペンギン
Excel初心者必見!
最初に覚えておきたいExcel暗黙の6ルール
1.大事なファイルは消さないために「まずは名前を付けて保存」
2.Excelになれるまでは、数式の入ったセルは絶対に触らない!
3.知らない会社の信用問題!請求書などはPDFファイルで送信!
4.ミスプリする前に印刷プレビューは必ず確認!
5.表では安易にセル結合をしない!見た目重視するとかえって迷惑!
6.並べ替えで失敗しないために、表には連番を降る!

 

経理の現場ではどのように使用されている?

納品書、請求書はもちろん、報告書、日報、企画書の作成まであらゆる場面でExcel活躍しています。
ちょっとした経費計算などでも本当に便利なツールです。
たとえば、月次決算報告書。
こちらは月の経理が締まった後に経理では必須で作るものであるが、多くの企業がExcelを利用しています。

経理ペンギン
Excelの企業での活用方法
・請求書作成
・売上管理
・仕訳登録 などなど

 

経理でExcelが普及している要因

でも、なぜExcelなのでしょうか?
Excelが手軽に使えるツールであるということが一番の理由でしょう。
中小企業では、営業メンバー全員がExcelで予実管理をしているところが少なくないですし、たとえ大企業でも個人のちょっとした経費計算はExcelでやっている、というところも少なくないはずです。

Windowsが台頭するまでは、Lautus123というソフトウェアがありました。
Apple社が出す、MacにはNumbersという独自のソフトウェアがあります。
それでもExcelが使われる、その理由は、様式へのこだわりと柔軟性の高さだと思われます。
ずっと使い続けてきた見慣れたフォームを変えるのは人は抵抗があります。
また、会計システムに入力できないデータは一旦データをCSVファイルなどでダウンロードしてきたあとに、Excel上に記入していることが多いです。
例えば、一人当たり単価や床面積あたり売上高などの算定に使われる「人数」や「面積」といったデータです。
そして、それをまとめて別に報告書として作成しています。

経理ペンギン
経理でExcelが普及している要因
・汎用性高い
・利用者が圧倒的に多い
・Excelの関数の操作方法がネットで調べやすい

ひとつの用途だけではなく、さまざまなことに広く利用、応用できる

経理の現場で使うとExcelは本当に怖い!

企業にとって、できるだけ早く数字をまとめて報告することはとても重要なことです。
それがExcelを使うと、会計システムからデータを落とし、加工して報告書を作るというタイムラグが発生します。
もしここで入力漏れなどが見つかると、再びデータを落とし、加工して……という処理が必要になってしまいます。
これが積み重なると膨大な時間のムダが生じるのです。
このように、作業効率スピードは最も大きな課題です。

また、A部署での様式とB部署での様式が異なるため、部署間の比較ができないといったケースはよく聞く話です。
データ管理が属人的になり、データ比較が難しくなってしまいます。

さらに、Excelのファイルが個人のローカルPC上に保存されていて、ファイルが探せないという事態を頻繁に招いてしまうこともあります。
ファイル管理が煩雑になるということです。

Excelは汎用性が高く、誰でも使えるため、規模が小さい時は最適なツールと言えますが、企業が成長するとExcelでは手に負えなくなり、徐々にExcelのメリットよりも弊害のほうが大きくなってしまいます。

経理ペンギン
現場で起きていること
・一部の人がExcel関数を駆使して誰も触ることができないExcel表が使われる。
・経理の引継ぎではExcelのその仕組みまでは引き継がれない。
・秘伝のExcelの完成。
・変更時、漏れがおきやすく、さらに一部の関数が壊れることで、ありえない数字になる。

その例・・・請求書・納品書など

バックオフィスの現状

経理ペンギン
バックオフィスの現状
・クラウドサービスの普及によりExcelの活躍する機会が減少
・Excelの使用で無駄に時間を費やすことになることも

まとめ

Excelはとても汎用性があり、とても便利なものです。
その一方で、規模が大きくなってしまった組織では、その汎用性がゆえのアダとなってしまいます。

それはExcelがメリットよりも弊害が大きくなってしまうせいです。
やはり企業の成長とともに、きちんとしたシステムの上で、Excelに頼らない仕事の仕方をしていかないことにはかえって、仕事の効率が悪くなってしまうからです。

経理ペンギン
経理の効率化についてご質問を受け付けております。ご質問がございましたら、下記フォームからお問い合わせください。

スマート経理お問い合わせフォーム

人気記事

1

毎月の試算表作成を早期化し、経営判断のスピードをあげたいとお考えではないでしょうか。 試算表の早期化は経理を仕組化し効率をあげることで実現します。 自社の経理がなぜか煩雑になってしまっている場合は、経 ...

2

企業の経理担当者。 会社にとって経理は重要なポジションであり、辞められると困る場合もめずらしくありません。 そもそもその退職時期など、誰にもわかりません。 ほとんどの人は月給制や日給制だと思うので、そ ...

3

皆さんは仕事上でExcelはお使いでしょうか? 事務職たるもの、Excel、Wordは必須。 PowerPointができれば尚良し、そう言われて就職されたのではありませんか? Excel、Word、P ...

4

社会保険や雇用保険などの面倒な行政手続きの手間削減が期待できるGビズID。 このGビズIDを利用するには事前にアカウント作成などの準備が必要です。 アカウント申請に2週間程度時間がかかるものもあるため ...

5

「freeeを使える経理代行」を探されている方が増えています。 ひとことでfreeeを使えると言ってもただfreeeを使うだけの経理代行と、freeeを使いこなす経理代行会社があります。 その違いは会 ...

-業務効率化

Copyright© 経理パレット , 2020 All Rights Reserved Powered by AFFINGER5.