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5W2Hを活用!仕事の段取り術を解説

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さまざまな関係者がいる業務で、意思疎通を図ることは簡単ではありません。人はそれぞれ立場や考え方が違うため、実は十分な意思疎通がむずかしいのは当たり前なのです。

それゆえ、相手に何かを伝えるために「5W2H」というフレームを使い、段取りをすることが効果的です。

よく、「準備8割・本番2割」といわれるように、準備をしっかりしておくことで、本番で望む成果に近づけることができます。

この記事では、「経理プロセスの再構築」を例にあげて、5W2Hを使った段取りの方法を解説します。

 

5W2Hとは

5W2Hとは以下の頭文字をとったものです。

  • WHY(なぜ)
  • WHAT(何を)
  • WHO(だれが)
  • WHEN(いつ)
  • WHERE(どこで)
  • HOW MACH(いくらで)
  • HOW(どうやって)

このフレームを使って、業務計画を立てたり、会議の事前準備を行なうと、伝えたいことが相手にしっかりと伝わります。

どういう理由でプロジェクトを行ない、何を、だれがどうやって進めていくのかなどを具体的に計画することで、コミュニケーションを円滑にすることができるのです。

段取りをする対象は2パターンある

  • 会議やイベントなど
  • システム導入や業務など

今回この記事で例にあげるのは、経理プロセスの再構築なので、「システムの導入や業務など」に該当します。しかし、経理プロセスの再構築のためには、関係社員に新プロセスを説明する会議なども行なうでしょう。その場合は「会議やイベント」の段取りも必要です。

会議やイベントなどの段取りをするときは、5W2Hのフレームを使って準備を進めることはもちろん、当日の進行シュミレーションをしておくことも大切です。

 

5W2Hを進める7ステップ

ここからは、「経理の効率化」を例にあげ、5W2Hを使ってどのように進めるのかを解説します。

1.WHY「なぜ経理を効率化するのか」

まずはじめに、目的を明確にします。

なぜ経理を効率化する必要があるのか、関係者と目的をすり合わせます。

「経理の人手が足りないから効率化する」のと「経理をリモートにしたいから効率化する」では、課題解決のための手段がちがってくるはずです。

目的が決まらなければ、効率化の内容も決めることができません。そのため1番はじめに、WHYを明確にする必要があるのです。

2.WHAT「経理を効率化するために何をするのか」

WHATでは、目的を達成するために何をするのか、を明確にします。目的が決まっていれば、おのずと何をするべきかが見えてくるでしょう。

たとえば経理をリモートにしたいから効率化するのであれば、

  • クラウド会計ソフトを導入する
  • クラウド経費精算システムを導入する
  • 小口現金をなくす
  • 証憑類をPDF化する

などの具体案がでてくるでしょう。

このように、具体的にやるべきことを決めていきます。

3.WHO「誰がやるのか」

何をやるのかが決まれば、だれが関係者になるのかを決めることができます。

たとえば経費精算をクラウド化するのであれば、経費をよく申請する営業担当者も関係者になります。

営業担当者のうち、誰か1人を新経理プロセス構築のプロジェクトに入ってもらうなど、決めることができるでしょう。

4.WHEN「いつやるのか、いつまでにやるのか」

ここまで決めたことを、「いつやるのか・いつまでにやるのか」を決めるのがWHENです。経理の新プロセス構築はいつまでに完了しなければならないのか、そのためにWHATで決めたことをいつやるのか、を決めていきます。

この段階でスケジュールを確定していきます。

5.WHERE「どこでやるのか」

経理をリモート化するという目的の場合、クラウド会計ソフトはどこの製品を使うのか、を決めていくことになります。

また、外部のコンサル会社を入れる場合も、どことやるのかを決めなければなりません。

6.HOW MACH「いくらコストをかけてやるのか」

WHEREが決まれば、いくらコストがかかるかがわかります。もちろん、はじめから予算内で行なわなければならない場合もありますが、1〜5までが決まっていれば、予算内でできるのかどうかも判断できるでしょう。

7.HOW TO MANAGE「どのように進行管理するのか」

だれがどのようにプロジェクトを進め、どのようにコミュニケーションをとるのか進行管理をする必要があります。

たとえば、ガントチャートを使う、日報で管理するなど、さまざまな方法があります。これらを決めておくことで、プロジェクト進行の抜け・漏れを最小限に抑え、プロジェクトを進めることができるでしょう。

 

まとめ

5W2Hはさまざまなシーンで使え、繰り返し活用していくと、自然と段取り力がアップしていきます。

ぜひ日々の業務やプロジェクトを5W2Hで考えてみてくださいね。

 

経理ペンギン
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