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源泉徴収票が必要なのはどんな時?なぜ再発行が必要なの? 〜クラウドツールで再発行の手間を削減する方法を教えます〜

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​あなたが会社や公的機関で働いているのであれば、

12月又は1月の給与支給時、会社から発行され渡される源泉徴収票・・・。

普段はほとんど使用することがありません。

捨ててはいないからどこかにあるとは思うけど、放置しそのまま忘れてしまいがち

ではありませんか?

そもそも、源泉徴収票が必要となる時はどんな時でしょうか?

 

 

経理ペンギン
この記事では、必要な時に出てこなくて

『再発行』率が非常に高い、源泉徴収票について考えます。

 

源泉徴収票は・・・

一年間でいくら給与等が支払われたのか、いくら所得税を納めたのか、が一目で分かる書類です。

急に必要と言われても、見当たらない!!!

ということはよくある話です。

では、主にその源泉徴収票が必要な時はいつなのでしょうか?

1.確定申告をする時。

年末調整だけの人は確定申告はしません。

ですが、住宅を購入した1年目は住宅ローン控除のために確定申告する必要があります。

後は、二箇所以上で働いている人、

副業などで、年間給与所得以外での収入がある人、

給与所得でも年収2,000万以上の人は年末調整対象外のため、個人で確定申告をします。

2.転職時。

新しく勤務先に源泉徴収票を提出する必要があります。

それは、年末調整の時には1年間の総収入で年末調整をするから。

普通は転職時に提出を求められます。

ですが、年末調整の時に使うものなので、年末調整の書類と一緒に提出しても間に合います。

3.さまざまなライフイベント時。

1、2の他にも以下のイベント時に源泉徴収票を提示する場合があります。

住宅ローンの審査の時。

住宅ローンを組む際も、融資の審査には収入が影響します。

住宅ローンの審査では、収入面での審査があるので、源泉徴収票が必要です。

一年を通して同じ場所で働いているサラリーマンであれば、

年末調整が終わった後にその年の確定年収としての源泉徴収票が渡されますので、

源泉徴収票を出せば、それだけで審査の書類は事足ります。

場合によっては、過去さかのぼって3年分を提出しないといけない場合もあります。

賃貸借契約の時。

入居時の審査で必要になる場合があります。

こちらも家主への収入の証明が必要だからです。

保育園の入所時。

保育料の算定に、所得が基準となるため源泉徴収票を提出します。

不要な自治体もあります。

家族の扶養家族に入る時。

誰かの扶養親族になる場合、給与収入の上限などの条件があるため、

こちらも源泉徴収票の提示を求められることがあります。

 

経理ペンギン
このように・・・自分の収入を証明する書類が、サラリーマンであれば、

源泉徴収票なのです。

収入金額を証明する書類として、源泉徴収票が有効になるのです。

 

源泉徴収票や給与明細は再発行できるのか?

結論、再発行は可能です。

【方法】  会社へ依頼してください。

【時間】  郵送を考慮しても1週間ほどで手元に届きます。

【費用】  必要なし

 

12月は特に経理担当者が忙しい時期なので、手元に来るまで普段よりも時間がかかるかもしれません。

担当者が業務で立て込んでいたり外部に委託している場合は時間がかかることもあります。

 

「再発行」でおきること

知ってはいるけれど、馴染みのない源泉徴収票。

必要と感じたときに見当たらない場合、以下のような不都合が起きます。

・再発行できるかどうかわからずに不安になる

・急に必要になったときすぐに入手できない

・郵送でのやり取りで時間がかかる

・再発行する側(会社)も余計な手間が増える

手間ばかり増えるので、誰も喜ばないですよね。

「再発行」の原因とその防止策

源泉徴収票の「再発行」しないといけなくなる原因は・・・

紛失するから

以上。

そう言ってしまいたいところですが、

やはり紙で渡す(渡されるから)ことが大きな原因となっています。

源泉徴収票が大切な書類だと知っておくことも重要ですが、

必要なときに手に入れることができるようになると「源泉徴収票の紛失」で悩む必要がなくなります。

では、どのようにこの問題を解決するのかというと

クラウドツールを使うことで再発行はもちん作成の手間も削減することが可能です!

ここでは、人事労務freeeというクラウドツールを簡単にご紹介いたします。

人事労務freeeでは、毎月の給与データをもとに源泉徴収票を作成することが可能です。
さらに、ログイン画面から自分で出力することが可能ですので、紛失することもなくなりますね。

会社の担当者も源泉徴収票を配布する必要がなくなるため業務の効率化を図ることができます。
また、源泉徴収票だけではなく給与支払報告書も作成することができ、宛名ラベルも出力できるので
業務の負担も削減します。

まとめ

源泉徴収票は・・・

一年間でいくら給与等が支払われたのか、いくら所得税を納めたのか、が一目で分かる書類。

必要となるのは・・・

・確定申告の時。
・転職時。
・各種収入を証明しないといけないライフイベントの時。

「再発行」の手間を省くには・・・

クラウドツールを使うこと。

給与ソフトとセットになっているので毎月の給与明細の交付の手間も同時に削減可能です。

 

経理ペンギン
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