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入社時の手続き〜新しい仲間を迎えるために〜

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会社に新しく社員が入ってくるときに行う手続きに、何をしたらいいのか分かっている方は意外と少ないと思います。
具体的には、社内に保管しておく社員情報、労働条件を定めている雇用契約書、給与振込先となる口座情報、秘密保持についての書類などが必要です。

社会保険、雇用保険の手続きもあります。

一体どんな書類が必要で、どこに、いつまでに提出しなければならないのでしょうか?

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ここでは入社手続きに関することを解説します。

 

入社前に行う準備と必要書類

会社が新たに社員を採用する時、新入社員の入社前に行うべき準備と必要書類の用意が必要です。
必要書類には、会社側で用意する書類と新入社員から提出してもらう書類が存在します。

入社前に会社が準備するべき必要書類

社員が入社する前に、会社は労働条件の確認や「採用通知書」、「入社承諾書」、「誓約書」などの書類を準備します。

採用通知書は会社側からの形式的な書類ですが、入社承諾書や誓約書は内定者の入社意思を確認するための書類です。
一般的には内定者に返信用封筒を添えた上で郵送し、署名・捺印をしてもらった上で返送してもらいます。

上記の書類が返送され、入社意思の確認ができれば、「雇用契約書(労働契約書)」の作成です。
雇用契約書には、以下の内容の記載が義務付けられています。

労働契約の期間
就業事項
従事する業務内容
始業・終業時間、休日、休憩時間、所定労働時間を超えた場合の労働有無
賃金・賞与など
退職事項(解雇事由も含む)

採用後のトラブルを避けるためにも、雇用契約書に記載した内容を双方で確認します。
会社と社員がそれぞれ控えを持つために2部作成しておきましょう。

また、入社日までに業種や業務内容に応じて社員証や制服、名刺、机・電話・パソコンなどの備品で業務上要るものを確保します。
メールアドレスや社内イントラ用のIDの発行といったインターネット環境の構築も事前に行っておくとスムーズです。

入社手続きに必要な書類

入社手続きでは、入社予定の方に準備してもらう書類が多数存在します。

入社手続きに必ず必要となる書類

1.雇用保険被保険者証
雇用保険手続きに必要な重要な書類です。
2.年金手帳
会社、本人のいずれかが保管します。
3.源泉徴収票
前職がある社員の場合、年末調整に必要です。
4.給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
社会保険や各種手当の計算に必要です。
5.健康保険被扶養者(異動)届・国民年金第3号被保険者 資格取得等届
配偶者や子どもなど家族がいる社員の場合、必要です。
6.マイナンバー
現在、社会保険・雇用保険への加入手続きに必須となります。
7.雇用契約書 2部
それぞれに署名・捺印を行ってもらいます。
8.給与振込先届出書
給与振り込み用の銀行口座の申告に必要です。
9.各種手当支給届出書
通勤手当や住宅・家族手当など会社で定めている手当の支給に必要です。
10.健康診断書
事前に準備してもらうか、入社後3ヵ月以内に健康診断を受けてもらいましょう。

その他、必要に応じて、提出してもらう書類

1.住民票記載事項証明書
近年では、個人情報保護の観点から必ずしも必要ではありません。
2.身元保証書
社員の過失による損害賠償請求を行う場合に必要です。
3.資格免許証、合格証明書類
業種によっては、証明書が必要です。

雇用契約書や給与振込先届出書、各種手当支給届出書は会社側で雛形を準備しておけば、繁忙期にもスムーズな対応ができます。

労働者名簿・賃金台帳・出勤簿の作成

労働基準法により、会社は労働者名簿を作成し、保管する義務が課せられています。
性別、住所、業務の種類、入社の年月日、退職の年月日とその理由、死亡の年月日日とその原因を記載して、保管しておきます。

賃金台帳は雇用形態に関係なく、正社員、契約社員、パート・アルバイト、日雇い労働者を含む全ての労働者の記載が求められます。

出勤簿は3年間の保管の義務です。

労働者名簿、賃金台帳、出勤簿は「法定三帳簿」と呼ばれており、入社手続きの際に必ず作成しなければいけない重要書類です。

雇用保険の手続き

雇用保険の手続きは、「雇用保険被保険者資格取得届」をハローワークに提出します。
提出の期限は社員を雇用した日の翌月10日までです。

雇用保険の手続きでは「賃金台帳」「労働者名簿」「出勤簿」などの添付資料が必要です。
前職がある中途採用者で、雇用保険の被保険者の場合には、「雇用保険被保険者証」の提出をお願いしてください。
もしも紛失していても、雇用保険被保険者資格取得届に履歴書等前職の会社名がわかる書類を添付すれば、雇用保険被保険者番号がなくても手続きが可能です。

パートでも雇用保険に加入できますが、1週間の労働時間が20時間未満、また継続して31日以上雇用する見込みがないパート社員は雇用保険の対象になりません。

雇用保険で手続きが遅れた場合は、遡る全期間分の賃金台帳と出勤簿に加え、遅延理由書が必要です。
遡れる期間は原則過去2年間ですが、雇用保険料の控除が確認できる場合に限り、2年以上遡ることができます。

2年以上遡る場合、上記の書類に加え、聴取書の提出も必要です。

社会保険の手続き

「社会保険(健康保険、厚生年金)」の手続きは、年金事務所に「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」を提出します。
提出の期限は雇用開始から5日以内となっており、「配偶者や子どもの有無」や「年金受給の有無」を確認します。
保険証は後日届くことになりますが、入社日から保険証は使うことができます。

配偶者や子どもがいる場合には「健康保険被扶養者(異動)届」を一緒に提出します。
社員の配偶者が「国民年金の第3号被保険者」である場合は「国民年金第3号被保険者資格取得・種別変更・種別確認(3号該当)届」を提出します。
同じ書類の三枚目に配偶者の署名捺印が必要になるため、注意が必要です。

社会保険の手続きが遅れ、本来の届出日から60日以上遡る場合には、賃金台帳や出勤簿などの書類を提出しなければいけません。
年金手帳を紛失した場合、手数料はかかりませんが、再交付の手続きが必要になります。

住民税の手続き

住民税は社員が普通徴収の場合、「普通徴収を継続する」あるいは「給与から特別徴収として控除する」かのどちらかを選べます。
社員が「特別徴収への切り替え」を希望する場合、会社側に手続きが発生します。

社員が居住する自治体に「普通徴収から特別徴収への変更依頼書」を提出した場合、会社には「納税通知書」が送られてきます。
記載されている住民税額を給与から毎月控除し、各市町村へ納付しなければいけません。

源泉徴収票とは、給与や退職手当、所得税額などを記載した重要な書類です。
社員に前職があり、かつ12月31日よりも前に入社する場合、前職の収入を参照した上で所得税を算出し、年末調整を行います。
年末調整は所得税法上、基本的には会社の義務とされているため、必ず提出してもらいましょう。

まとめ

従業員の入社時の手続きに関して解説しました。
入社時に用意してもらう書類は多義に渡ります。
従業員が入社する際の手続きやその期限などを覚えておき、
先にリストアップして準備しておくことで、雇用保険・社会保険・住民税に関する手続きなども迅速に対応することができます。

入社して終わりではありません。
その後の出退勤の記録もきちんととっていく必要があります。

経理ペンギン
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困った時にはぜひご相談ください。

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