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「経費精算」トラブル回避のための工夫の仕方!

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「経費精算」これは、会社の経理担当にとってとても頭の痛い業務の一つだと思います。

「経費精算の業務量を減らしたい・・」
「経費精算の入力ミスをなくしたい・・・」
「経費精算が遅い社員に困っている!」

そんなお悩みを抱える方は多いと思います。
そもそも・・・時効を過ぎた経費精算依頼を拒否する事はできないのでしょうか?
経費精算の時効は?
遅れた経費精算の支払い拒否はできないの?

経理ペンギン
経費精算のトラブルを避けるために、工夫の仕方
ついて解説します。

経費精算は年度内に精算が基本。

年度をまたいでからの経費精算依頼は、最悪の場合は決算修正にもつながってしまいます。

とは言え、拒否することはできなくて、泣く泣く試算表や決算書の作り直しすることもありえます。

法人税額が決定した後に追加で経費が発生したとわかると、利益が変動して法人税額が変わってしまうからです。

決算修正となれば、決算書を再提出しなければいけません。

決算書を再提出はたしかに可能ですが、できればそんなことはないように努めたいものです。

なぜなら、世間からの信用問題に関わってくるからです。
それに、何度も決算書をつくることは経理担当者にとっても大きな負担です。

決算もあるので、年度末は経理担当者も繁忙期。

そのタイミングで1年分の経費精算を行うのは、かなり負担が大きい上にミスの原因にもなります。

経費精算の支払い拒否がしない方がいい。

年度末に経費精算業務が集中することを防ぐため、就業規則で原則1ヶ月以内の精算が定められているケースが多いです。
そして、税法上のルールでは、年度内に経費精算を完了させるべきとされています。

それは、前項にもあった通り、経費の変更は決算書の修正が必要になってくるから。

ですが、いくら就業規則で定められていても、それはあくまで企業内のルールであり、法的効力はありません。

原則として同年度内に経費精算をするのが望ましいのですが、経費精算が遅れてしまう理由が常識の範囲内の場合は、精算に応じなければいけません。

例えば長期海外出張や、病気で入院したなど、経費精算自体が難しい場合もあります。

実際は、たとえ就業規則での時効を過ぎてしまっていても精算を拒否する事は、場合によっては立替金請求訴訟を起こされてしまう可能性もあるので、危険な行為です。

会社の評判にも影響してしまうかもしれません。

経費精算が遅くならないためにできること。

1.経費精算の手続きが面倒で時間がかかる
2.経費精算の期間に明確なルールがない

経費精算が遅くなってしまう理由は上記の二点で集約されます。

支払い拒否の条件を決めるよりも、速やかな経費精算をしやすくするための工夫が必要です。

工夫その1.就業規則に明記

就業規則にて経費精算の方法と精算日を明確に規定する。

これだけで社員に「この期日は守るべきもの」と意識をさせることが可能になります。

ですが、就業規則には法的な効力はありませんので、注意が必要です。

工夫その2.経費精算の仕方を簡素化にする

経費精算処理の手順を簡単にする。

これだけで、申請者や経理担当者の負担を軽減できます。

最近では経費精算申請から立替金支払いまでを、すべてクラウド上で行う事ができる経費精算システムが普及し始めています。

中にはレシートをスマートフォンで撮影するだけで申請できるものもあります。

工夫その3.通達をくりかえす

経理担当者が何回もアナウンスする。

経費精算が遅延する社員の多くは、ただ単純に忘れてしまっていることが多いです。

原始的な方法ですが、経費精算に関する通達を行う事で、社員に定期的に経費精算の必要性を思い出さることができます。

まとめ

経理担当者が業務をスムーズに行うためには、経費精算の時効を設定し、そこを過ぎたものはすべて支払拒否してしまうのが最も簡単な方法です。

経費精算の時効は税法上は年度内であり、就業規則で1ヵ月程度に設定することは可能です。

しかし時効を超えたからといって支払を拒否するのは、立替金請求訴訟を受ける可能性があり、適切な方法とは言えません。

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