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『小口現金』は企業に本当に必要なのか?

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あなたの会社には、小口現金はありますか?
WEBがここまでの発達を見せて、電子マネーも浸透しているこのご時世に、日々小銭を数えなければならない小口現金。
お金が合わなくて残業を余儀なくされて、なくなればいいのに、と思っている経理担当者も多いのではないでしょうか?
そもそも小口現金は企業に必要なものなのでしょうか?

経理ペンギン
この記事では、本当に『小口現金』が必要かどうか検証してみます。

小口現金はなぜ存在する?

小口現金とは?

会社の現金の一部を経理の手元に置き、社員の外出の交通費や、必要な備品、着払いで必要なお金などに使う、現金です。
基本、小口現金は、毎日現金と帳簿の残高をあわせる必要があり、現金の扱いは慎重に行わなければならないため、チェック体制をしっかりする必要があります。

経費の支払

経費の立て替えを行った社員は、領収書を添付して、小口現金から精算して現金を受取ります。
小口現金を扱う、経理担当者は、毎日現金の残高を確認し、さらに定期的に精算して預金口座から小口現金の補給をします。

売上入金

店頭販売など、売上のお金を営業担当者から受け取った場合など、一旦受け取った現金を小口現金で預かり、入金します。

出張費等の仮払い

遠方に出張して、多額の交通費が必要な社員に、先に仮払いとしてお金を渡す時も、小口現金から支払います。
後日、出張から帰った時に仮払いを含めた現金を精算します。

 

企業で本当に小口現金は必要なのか?

小口現金を使っている企業の流れの例。

・営業社員が出張旅費の領収書を持って精算にくる。
・おつりと経費精算書と領収書を受け取り、手提げ金庫からお金を出して渡す。
・小口現金出納帳に記帳。
・出張する社員が仮払いをしてほしいとやってくる。
・手提げ金庫からお金を出して渡す。
・小口現金出納帳に記帳。
・業務で必要な文房具を買いにいくと、手提げ金庫からお金を出して渡す。
・おつりと領収書を受け取り、おつりを金庫にしまう。
・小口現金出納帳に記帳する。
・一日の終わりに、小口現金係は手提げ金庫の現金を数えて、出納帳とあっているかを確認する。
・他の社員に、確認作業をお願いする。

小口現金を使っていない企業の流れの例。

・営業社員は出張旅費は立て替えて、帰社後指定の申請方法で入力をする。領収書は保管。
・月に一回まとめて経理に申請。
・経理は経費申請を集計して給与と一緒に振込。
・出張する社員の仮払いは、事前に別申請されると給与口座に振り込まれる。
・事務用品などは、定期的にネット注文。在庫管理を行い、発注漏れはほとんどなし。

小口現金で精算しない会社の方が効率的です。

経理ペンギン
小口現金の管理やイレギュラー対応にかかる時間の問題点。
・現金出納帳を付けないといけない。
・日々の現金(金種)管理の時間のムダ。
・経費精算が大変。例えばバラバラに申請されたり、数ヶ月溜め込んだり・・・。
・残高が合わないときの対応時間・・・など

 

まとめ

会社にある小口現金は、必要なように思えますが、日々の管理や精算には経理担当者の労力がかかります。
小口現金は本当に必要なのでしょうか?

その答えは意外と、常識にとらわれているだけで、やり方さえ変えることができれば、簡単に取っ払うことができます。

経理ペンギン
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