「クラウドシステムを使えば経理が効率化できると聞くけれど何がどうなって効率化できるのか」を具体的に説明する自信がない方も多いのではないでしょうか。
説明できないのは当然です。
なぜなら経理を効率化できるようになったのは、ここ数年でテクノロジーが大幅に発展したから。
では経理を効率化してくれるテクノロジーとは何なのか、経理現場のどのような課題を解決してくれるのか、などをこの記事でくわしく解説します。
Contents
中小企業の経理で起こっている課題
経理は専門的な知識必要な部署でもあり、他部署からは業務の中身が見えづらい部署です。
見えづらいがゆえに非効率な業務プロセスや課題が長年そのままになってしまっていました。
ここでは中小企業の経理で起こっている課題について具体的に解説します。
二重作業が多い
経理をはじめとしたバックオフィスでは重複作業が発生しています。
たとえば営業担当者がSFAで作成した見積書を経理が請求書作成システムで処理。その後エクセルで債権管理業務をしたあと入金があればまたエクセルに入力。そして会計ソフトにも並行して仕訳を入力しています。
この一連の流れで同じ数字を社内で何度もさまざまなツールに打ち込んでいるのです。
重複作業は時間のロスに加え、入力作業に人が何度も介入することで数字の打ち間違いによるミスや入力漏れ・二重入力などにもつながります。
業務が属人化している
中小企業の経理部は少人数制であることが多く、そもそも1人で経理をしていることもめずらしくありません。
人数が少ないため、ジョブローテーションのような仕組みを取り入れていることは稀で各担当者が何年も同じ作業を行なっているのが現状です。
少人数の経理部であればこのほうが業務効率がよく業務に取り組むことができるからです。
しかし特定の社員しか分からない業務が社内に存在している状態は、会社としては健康的だとはいえません。
経理が属人化しているとたとえばコア業務に対応している経理社員が突然病気で出社できなくなるリスクや、小口現金を管理している社員に不正・横領の疑惑がでることも考えられます。
API連携は中小企業の経理の課題を解決してくれる
中小企業の経理の課題に対して、いまはテクノロジーの進化で解決できる方法が出てきました。
とくにAPI連携を使えば現状の課題である「重複作業」や「人的ミス」を大幅に削減することができます。
ここからはなぜAPIを使えばこれらの経理の課題が解決できるのか解説します。
重複作業をなくすことができる
営業でAPI連携ができるSFAを使い、経理ではAPI連携ができるクラウド会計ソフトを使用していると仮定します。
このケースの場合、営業担当者がSFAで作成した見積もりをクラウド会計ソフトがAPI連携でデータを自動的に同期。
経理は自動で同期されたデータを使って請求書を作成します。請求書を作成する際に仕訳も債権管理も同時に会計ソフト内で処理されます。
インターネットバンキングと会計ソフトを連携しておけば入金明細も自動でデータの同期が完了。
経理担当者が入金の消し込みをすればSFAにもそのデータが同期され、営業担当者はわざわざ経理に入金確認をする必要もありません。
人的ミスを削減できる
同じ数字を何度もさまざまなソフトに打ち込むと、どうしても打ち間違いなどの人的ミスが起きやすいもの。
また、入力漏れや二重計上などのミスも起こるでしょう。
しかしAPIを使ってデータを自動同期しておけば、人的ミスが起こる確率は限りなく下げることができます。
API対応会計ソフトを中心にクラウドツールを選ぶとバックオフィスがうまくいく
では具体的にどのシステムをどのように組み立てれば経理をはじめとしたバックオフィスがうまくまわるのかが気になりますよね。
ここからは経理を効率化したい企業が選ぶべき会計ソフトとその周辺システムについて解説いたします。
会計ソフトはfreee一択
現在国内でAPIを公開しているのはクラウド会計ソフトはfreee、PCA,勘定奉行の3つ。
しかしPCAと勘定奉行はAPIの利用が有料だったり、申請が面倒だったりします。
freeeはfreeeアプリストアというプラットフォームをもち、freeeとAPI連携できるサービスを公開しています。
freeeを導入しアプリストアに掲載されているシステムからバックオフィスを構築すれば効率的な仕組みを構築することができますよ。
経費精算システム
経費精算システム大手の楽楽経費精算やRODEMなどとAPI連携できます。
freee上にも経費精算の仕組みはありますが、社内規定や承認ルート、通勤区間控除などさまざまなルールを設定したい場合はやはり業務に特化したシステムを導入したほうが業務の効率化はもちろん内部統制にも役立つでしょう。
freeeアプリストアで最新のシステム一覧がご確認いただけます。
販売管理・SFA・CRMシステム
Salesforceやboardなどとも連携することが可能。
その他農業に特化したAgrion、クラウド在庫管理ソフトZAICOなど各業種や業務に特化したシステムもあります。
freeeアプリストアで最新のシステム一覧がご確認いただけます。
勤怠・人事労務システム
人事労務freeeとAPI連携ができるシステムを探すことができます。
勤怠管理や入退社管理などができるシステムが揃っています。
freeeアプリストアで最新のシステム一覧がご確認いただけます。
まとめ
中小企業の経理をはじめとしたバックオフィスはAPIを活用してプロセスを構築すれば必ず効率化することができます。
経理プロセス構築のプロが初回ご相談無料でアドバイスさせていただきます。
