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正しい請求書の作り方完全ガイド!抑えるべき11個のチェックポイント

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請求書は会社と会社の取引に関わる重要な書類の1つです。お金という繊細なものをやりとりするからこそ、ミスがあれば企業の信用問題に関わることも。

また、請求書を発行する際には最低限のビジネスマナーと記載事項を抑えておかなければなりません。

この記事では請求書の正しい作り方について解説します。

請求書とは

請求書とは納品した商品の料金やサービスの対価を請求する書類のことです。請求書に書かれている内容は実際に取引したことを証明する意味合いももっています。

取引内容を証明するためにも、請求書は継続して管理する必要があります。保存期間は法人で7年で、消費税法・所得税法・法人税法で定められています。

税務調査の際に、万が一請求書が紛失していると罰則を受けることもありえるため法で定められた期間をきちんと把握して管理しましょう。

請求書のフォーマットに決まりはあるのか

法律的には請求書のフォーマットは存在しません。システム、エクセル、手書きなどどのような方法で請求書を作成しても正式な請求書です。しかしマナーとして請求書に記載するべき項目は存在します。

請求側が請求書を発行する目的は期日までに請求金額を入金してもらうこと。

そのミッションをクリアするために相手にとってどんな情報が必要かを考え、分かりやすい請求書を作成する必要があります。

請求書と納品書の違い

納品書とは商品やサービスを提供する際に発注者へ渡す書類のこと。納品書はそもそも必要ないのでは?と思われている方もいるのではないでしょうか。

しかし納品書の役割は、契約・発注された商品やサービスを依頼通りに提供したという相互確認の意味を持ちます。そのため何をいくら(金額)でどのような契約で納品したのか明記しておく必要があるのです。

納品書を発行する義務はありませんが、多くの企業は納品後のトラブル回避のため納品書を発行していることが多いです。発注した相手が安心して商品やサービスを受け取れるように、必要事項を記載しておくことでスムーズな取引になるでしょう。

このように納品書は発注者が安心して商品・サービスを受け取るための確認書類、請求書は商品・サービス提供者が相手に入金を促すための書類という違いがあります。

請求書と見積書の違い

取引の最初に「この案件・商品ならこの金額ですよ」と提示する書類が見積書です。取引先はこの見積書を元に予算を検討し、契約するかどうかを決定します。

見積書は契約する前段階の書類のため、「発行日、見積書の有効期限、金額、案件内容」を記載しておくことが大切です。一方請求書は契約した後に、サービス・商品の料金を入金してもらうための書類です。

 

請求書に記載するべき11の項目

国税庁のタックスアンサーによると請求書には以下の内容が必須です。

  • 書類作成者の氏名又は名称
  • 取引年月日
  • 取引内容
  • 取引金額(税込み)
  • 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

参考:国税庁

しかし、これら5つの項目だけでは実務上不足している項目があります。たとえば「振込期日」がないため、入金が遅れるなどのトラブルが発生するかもしれません。

ここからは一般的な請求書に記載されている11の項目をくわしくお伝えします。

請求先の宛名

取引先の会社名・部署・役職・名前を書きます。会社名だけでも問題ありませんが、名前まで分かっている場合は全て書いた方が相手に丁寧な印象を与えます。

会社によっては請求先の宛名書きも指定がある場合があるので、事前に「請求書はどなた宛に送付すればよろしいですか?」などと確認しておくといいでしょう。

請求書の発行日

請求書の発行日のルールは事前に請求先に確認しておきましょう。

一般的には取引先の締め日を請求書の発行日とします。本当に請求書を作成した日と記載したくなりますが、取引先と決めたルールに従いましょう。

請求番号

自社で採番している請求番号を記載します。こうすることで、取引先から請求書について問い合わせがあった場合もすぐに該当の請求書控えを探すことができます。

自社の情報

請求者が誰か分かるように必要な情報を記載します。会社名・担当部署・担当者名・住所・電話番号・メールアドレスが書いてあると、請求書について何か質問がある場合などのときにスムーズにやりとりできるでしょう。

自社の会社捺印

請求書には角印を押すのが一般的です。社名にやや重なるように押印すると、他者による偽造がむずかしくなるため良いとされています。

また会社捺印は法律で定められていないため、実はなくても請求書として成立します。念のため押印したい場合は、認印・シャチハタでも問題ありません。

商品の単価・個数・金額・小計

発注者・サービス提供者側の双方でどの請求か内容が分かるように作成します。

取引先と金額の相殺がある場合は、「請求書の金額は相殺できる?領収書は必要?仕訳の切り方も伝授」を参考にしてください。

合計請求金額

消費税なども含めた合計金額を記載します。

端数が出た場合の処理については「請求書の端数処理は切り上げ?切り捨て?四捨五入?2つのケースについて解説」をご覧ください。

消費税・源泉徴収など

事前に取引先と内税、外税などを決めて記載します。

振込先

銀行口座名を記載します。複数口座がある場合は、振込主が便利な口座を選べるため可能であれば記載しておきましょう。

入金口座が決まっている場合などは無理をして全て書く必要はありません。

手数料負担について

どちらが負担するのかを事前に決めておきます。発注金額3万円以上は振込手数料を入金先が負担するなど、金額によってバーを決めることもあります。

支払い期日

月末締め翌月末支払いなど事前に取引先と締め支払日を確認して記載します。資金繰りに関わる重要な部分ですので慎重に確認しましょう。

関連記事:請求書の振込手数料はどちらが負担する?法律やビジネス慣習の面から考えよう

 

請求書送付の方法

請求書の送付方法は大きく分けて3つあります。

  • 郵送
  • メールにPDFを添付
  • FAX

郵送する場合、請求書は信書にあたるため宅配便ではなく郵便で送ります。FAXで請求書を送付する場合は、原本を後から郵送することが多いようです。メールで請求書を送る場合はPDFデータを添付し送信します。

どのように請求書を送るのか、事前に取引先と打ち合わせておきましょう。

 

まとめ

請求書は会社の信用にも関わる大切な書類です。細かい気配りが必要な書類ですが、一度取引先とルールを決めてしまえばスムーズに取引できます。

はじめて取引先に請求書を発行する時は間違いがないかよくチェックし、正しい請求書を迅速に送付しましょう。

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