オフィスにおける感染症の拡大防止対策として、テレワークを実施・導入を検討する企業が増えています。
感染症対策だけでなく近年毎年起こっている台風などの自然災害時にも、テレワークの体制を構築しておくことで、業務への影響を最小限にとどめることができます。
経理は企業の血液ともいえる資金や情報をあつかう部署です。支払いが遅れるなど資金の流れが止まってしまえば、取引先からの信用問題にも発展します。経理こそ、どんな状況でも運用できるよう仕組みを整えておくべき大切な部署です。
この記事では、経理部にテレワークを導入したい企業に向けて、導入するコツと、実際に運用し始めたときの注意点についてお伝えします。
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Contents
経理にテレワークを導入するための準備
経理にテレワークを導入するためのポイントは、業務を効率化させることです。
とくに属人化しブラックボックス化しやすい経理では、まずはそれを見える化し、標準化し、どこからでもアクセスできるツールを導入する必要があります。
ここからは、具体的にどのようなステップで進めればよいのか解説します。
業務を見える化する
まずは今ある経理業務を見える化します。中小企業の経理は、属人的な部分が多く、ブラックボックス化していることが多々あります。
まずは具体的にどのような業務があり、どれくらい時間がかかっているのかを全て洗い出します。こうすることで、どの部分の作業が非効率であるのかが把握しやすくなり、全体の業務効率化につなげやすくなります。
属人的な部分をなくす
経理で属人化している業務があれば、それを洗い出します。
属人化した業務はどうしても煩雑になりやすく、いつの間にか非効率になっていることも。その作業をだれでも担当できるように標準化しておくことで、効率的な経理プロセスを構築しやすくなります。
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クラウドツールを導入する
業務を見える化し、属人的な業務を洗い出したら、リモートで運用しやすいように新しい経理プロセスを構築していきます。
具体的にはインターネットバンキング、クラウド会計ソフト、クラウド経費精算システムを導入し、リモートで経理が対応できるように体制を組み立てていきましょう。
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テスト運用期間をもうける
新しく導入した経理プロセス・ツールが、はじめからうまく運用できることは稀です。どんな企業でも必ずといっていいほど、どこかでつまずくポイントが出てきます。
たとえば以下のようなことが起こり得ます。
- 導入したITツールの操作をおぼえるのに時間がかかる
- 一度経理プロセスを変えてみたけれど、想定外のミスが起こった
- 例外対応を考慮しすぎて、以前より処理が煩雑になっていた
最低でも3ヵ月程度、運用期間をもうけ、1ヶ月ごとに新しい経理プロセスを見直すようにしましょう。テスト運用期間中は、旧経理プロセスも同時に運用しておくと、問題があったときもすぐ対応できます。
ただし、一時的に経理担当者への負荷が大きくなるため、他部署からフォロースタッフを配置するなど、フォローが必要です。
経理でテレワークを運用するときの注意点
ここからは実際に、テレワークを経理部で運用する際の注意点についてお伝えします。
セキュリティ対策
経理にテレワークを取り入れる際に、情報漏洩が不安でスタートできないという話はよくあります。
経理をテレワークで対応する場合、セキュリティ面でポイントとなるのは以下の3つです。
- ルール作成
- セキュリティなど技術的な対策
- パソコン覗き込み防止などの物理的な対策
これらを意識して、制度を設計するようにしましょう。
たとえば、資料をオフィス以外で確認することについてのセキュリティ。紙の資料を持ち帰れば紛失のリスクがあります。このような場合は、クラウドサービスなどにデータを格納してパソコンからアクセスする形がいいでしょう。
また、一部のクラウドサービスなら、誰がいつアクセスし、どのようにデータを更新したのかが履歴として残ります。これは「データの改ざんを防ぐ」という意味でのセキュリティにもつながります。
勤怠管理はどう運用する？
テレワークというと、「従業員が仕事をきちんとしてくれるのか不安がある」という声があがります。一方、従業員からは「自宅で仕事をするから、切り替えられずつい残業をしてしまう」という声も上がっています。
まず、きちんと仕事をしているかどうかというのは、以下のような対策である程度把握することができます。
- ログが残るパソコンを社員に支給
- Googleの無料サービスであるハングアウトつないだまま仕事をする
- Slackで「離席中」「アクティブ」を判断する
反対に、従業員の残業が増えすぎていることも問題です。クラウドの勤怠管理ソフトを使えば、出退勤時間を確認することができます。オフィスに出社しているときよりも、あきらかに残業が増えている場合は、なぜ残業が増えているのか確認する必要があるでしょう。
また、勤怠管理ソフトで退勤したあと、サービス残業を行なっている場合も考えられます。その場合はやはり、作業ログがのこるITツールやパソコンを導入しておくことで、把握することができます。
チーム内でのコミュニケーションをどうとる？
リモートワークでは「コミュニケーションがとりづらい」という声がよくあがります。
- 相手の状況がわからず、仕事を相談しづらい
- 活発な意見交換ができない
- 集まって顔を合わせたほうが、雑談からアイディアがうまれる
出社することで、このような側面はもちろんあります。しかし、リモートワークでも環境を整備すれば、ある程度カバーすることができます。
たとえば「相手の状況がわからず、仕事を相談しづらい」のであれば、チームメンバー全員でハングアウト（Googleの無料ビデオ通話）をつなぎっぱなしにしておいて、音声だけONにしておきます。つなぎっぱなしにしている間は、いつ話しかけてもOKというルールにしておけば、ある程度オフィスと同じような環境はつくることができますよ。
もちろん、オフィスに出社したほうが効率よく生産的にできる仕事があることもあります。業務によっては定期的に集まる機会をもうけ、進捗状況を確認し合うなどフレキシブルな対応が必要です。
平常時こそテレワークの準備を！
経理は企業の重要な情報をあつかう部署です。そのため経理をテレワークで行おうとすると、それなりの時間が必要。
非常時にあわてず企業活動を行うためにも、平常時から経理を効率化し、テレワークができる体制を構築しておくことが大切です。
そうは言っても行政手続きは、結局出社しないとダメじゃない・・・？と思われる方は以下の記事をご覧ください。
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