人手不足や急激な経営環境の変化が背景にある「業務効率化の選択肢」として、BPOサービスが注目を集めています。
この記事では、BPOについての基礎知識や、導入する際のメリット・デメリットについて解説します。
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BPOとは？基本について解説
BPOとは、Business Process Outsourcing（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）の略です。一連の業務プロセスを、継続的に外部の専門企業にアウトソーシングする経営手法のことを指します。
特に、企業のバックオフィスである経理・人事などの領域でBPOサービスを導入し、外部委託する企業が増えています。
対象となる業務プロセスについて企画・設計・運用まで行なうため、数かるアウトソーシングの中でも委託先の自由度が高いのが特徴です。専門性を有するBPOサービス会社に外部委託することで、コストを下げつつ、業務の品質を上げ、自社のリソースをコア業務に投下することができます。
BPOは経営リソースの最適化を進め、企業価値をより高められるのです。
BPOを導入して期待できる効果
BPOを導入する業務には、定型業務と非定型業務があります。
定型業務とは、経理でたとえると請求書発行などやり方が決まっている業務のことです。定型業務にBPOを導入した場合、委託先が業務プロセスを見直し、効率化を進めるためコストカットができるでしょう。また、委託先の専門的なノウハウを活かし、業務品質の向上も期待できます。
非定型業務にBPOを導入した場合は、業務品質の改善や効率化が期待できます。
経理におけるBPO業務の例
経理のような業務であれば、業務プロセスによっては完全外部化も可能です。
経理の一部だけ外部化するのであれば、以下のような業務があげられます。
- 小口現金管理
- 社員の経費精算
- 売掛金管理
- 買掛金管理
- 請求書発行業務
- 会計入力
- 月次決算資料作成
BPOとアウトソーシングの違い
BPOが広く知られる前から、業務を外部化する仕組みとして「アウトソーシング」が知られていました。
業務を外部化するという点では、BPOとアウトソーシング同じものだと思われるでしょう。しかし、この2つは委託する業務の範囲や期間に違いがあります。
まず、BPOは業務の一部ではなく全体を外部化するのに対し、アウトソーシングは企業内で行なっている業務プロセスや業務の一部のリソースを買うというイメージです。たとえば、BPOなら売掛金管理業務全体を外部化するのに対し、アウトソーシングは売掛管理業務の中の入金管理だけを外部化します。
また、契約期間についてはBPOは継続的であることに対し、アウトソーシングは繁忙期や急な人手不足など短期的・突発的に利用されるサービスです。
アウトソーシングは一時的な人材派遣、BPOは完全外部委託と考えると、分かりやすいでしょう。そのため、BPOを導入する場合には業務プロセスを見える化し仕組みを整える必要があるため、導入までに時間がかかる傾向にあります。
BPOを導入する3つのメリット
ここからは、BPOを導入する3つのメリットについてお伝えします。
経営資源の有効活用ができる
BPOによる業務プロセスの外部化は、貴重な経営リソースをコア業務へ投下することができます。
企業の現場では、業務効率化をしたいけれど、実際には手が回らず放置されていることもめずらしくありません。特に経理などの間接部門では、このような状況がよくみられます。
そこで専門性を有するBPO事業者へアウトソースすることで、コストを下げつつ経営資源の有効活用が可能です。
業務効率化につながる
BPO事業者はその業務に対し、専門的な知識とノウハウを持っています。そのため、BPOを導入することで社内の工数が減り、業務効率化を図ることができるのです。
コンプライアンスの向上が期待できる
BPO業者は、ISMSやプライバシーマーク、JISQを取得して、セキュリティ対策の保全に努めている企業が多くあります。
そのため、情報漏洩やBPO導入による契約に基づくセキュリティ対策、法改正への対応などさまざまな面からコンプライアンスの向上が期待できるのです。
BPOを導入する3つのデメリット
ここからは、BPOを導入する際に考えられるデメリットについてお伝えします。
社内に経理のノウハウが蓄積されない
BPOを導入した業務は、BPO事業者内で業務が行なわれるため、自社でのノウハウ蓄積ができません。
BPOサービスを解約し自社でその業務を行なう場合、それまでの業務品質と同レベルの品質維持はむずかしくなることが考えられます。
情報漏洩のリスクがある
BPOサービスを利用する際は、自社情報を外部で扱うため、セキュリティ対策が非常に重要です。セキュリティ対策をしっかりと行なっているBPO事業者は、セキュリティポリシーなどを持っているので、情報漏洩のリスクを避けるためにも確認しましょう。
従業員のやる気が下がる可能性がある
BPOの導入は、企業の大規模なプロセスの変更や業務削減が行なわれるため、これまでその業務を担当していた従業員のモチベーションを低下させる可能性が否定できません。
対象の従業員に対しては、今後の業務内容を丁寧に説明するなど、フォローが必要です。
まとめ
BPOは自社の経営リソースを最適化させる効果的な方法です。
企業価値を高める経営手法として、BPOサービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
