クラウド会計ソフトのfreeeがいいらしいと聞くけれど、具体的に何がどういいのか分からないという方いらっしゃるのではないでしょうか。
freeeを使いこなせば会社の経理をはじめとしたバックオフィスを大幅に効率化することができます。
しかしfreeeの力を最大限に引き出すためにはAPI連携できる環境を整えなければいけません。
この記事ではfreeeを使うメリット。デメリットとfreeeを使いこなすためのAPIについて詳しく解説いたします。
Contents
クラウド会計ソフトfreeeを使うメリット
「クラウド会計ソフトfreeeは会計ソフトではなく経理ソフトだ」と一部で言われています。
会計ソフトとは記帳にかかわる部分を効率化してくれるソフトのこと。
一方で経理ソフトとは記帳をはじめとした請求書作成、売掛金・買掛金管理、経営分析など経理作業全体を効率化してくれるソフトです。
freeeが会計ソフトでありながら経理ソフトのように使える理由はfreeeが経理作業を知り尽くしているから。
ITテクノロジーを使って経理の非効率な部分を改善することができます。
ここからはクラウド会計ソフトfreeeを使うメリットを詳しく解説いたします。
API連携で二重作業が必要なくなる
freeeはAPIを使って他部署のデータ管理ツールと連携させることができます。
たとえば営業で使うSFAや給与計算ソフト、インターネットバンキングやクレジットカードの明細などがfreeeとAPI連携が可能。
APIについて詳しくは後の項目で説明しますが、API連携ができることで他のシステムに入力された情報が自動的にfreeeに同期されます。
たとえばこれまでは営業担当者が見積りを作成→その見積りを経理担当者ががSFAにログインして確認→請求書作成ソフトで請求書を作成→その後エクセルで債権管理→入金をインターネットバンキングで確認→会計ソフトに仕訳を入力していたとします。
API連携がされているfreeeを使えば営業担当者が見積りを作成→そのデータが自動的にfreeeに同期→経理はfreee上で請求書を作成することができます。その際、仕訳登録も完了していて入金があればデータが自動的に会計ソフトに同期されます。
API連携してない独立したソフトを使用しているときは請求にかかる金額を社内で4回入力していたのに対し、API連携がされていれば1度数字を打ち込めば二度と同じ数字を入力する必要がありません。
同じ作業を繰り返さないことで人的ミスを減らすことにもつながりますよ。
常に最新のバージョンが利用できる
freeeはクラウド型の会計ソフトです。
サーバーに保管されているfreeeをユーザーがインターネット経由でアクセスして会計ソフトを利用しているため、バージョンアップやシステム修正の対応をユーザーが行う必要がありません。
日々アップデートされ便利になっていく会計ソフトを、バージョンアップ費用を支払うことなく最新の状態で利用することができます。
法改正の対応が簡単
会社にかかわる会計の法律は頻繁に変わります。
法改正のたびにソフトをインストールし直すのは手間ですよね。
freeeを使えば法改定のたびに会計ソフトをバージョンアップさせたり、変更になった部分をインストールし直したりする必要がありません。
自動的にベンダー側でシステムをアップデートしてくれるため、ユーザーは常に法改定が適用された最新の状態のソフトを利用することができます。
データバックアップの手間から解放される
freeeで入力されたデータは会社のパソコンではなく、クラウドサーバーに保管されます。
これまでパッケージ型やオンプレミス型のソフトを使用していた場合は、万が一のデータ消失に備えバックアップを会社で外付けハードディスクやUSBメモリなどの外部記憶媒体に保管し管理されていたと思います。
freeeは自動的にデータをバックアップしてくれるため、自社でバックアップデータを管理する手間から解放されますよ。
クラウド会計freeeを使うデメリット
クラウド会計ソフトfreeeを使うデメリットももちろん存在します。
毎月維持費がかかる
freeeは年払いもしくは毎月利用料を支払ってソフトを使います。
パッケージ型やオンプレミス型のようにソフト購入時にまとめて料金を支払いません。
ソフトを買うのではなく利用するため、freee導入後も定期的に利用料を支払う必要があります。
操作が独特で慣れが必要
簿記の知識がなくても利用できるfreee。
そのため会計をまったく知らない人でもある程度親しみやすいUIになっています。
しかし簿記の知識がある経理担当者などは、従来型の会計ソフトとUIが大きく違うため違和感を感じるようです。
freeeは仕訳入力も貸借を考えなくても入力でき、経理担当者からすると慣れるまでに時間がかかることが難点。
その結果「使いにくい」という経理から経営者へのフィードバックがあがり、既存会計ソフトからfreeeへの移行が頓挫することも起こっています。
しかしfreeeを使いこなすことができればメリットが多いことも事実です。
会計ソフトの移行は大なり小なり労力がかかるもの。
freeeへの移行は一時的に現場へ負荷がかかりますが、長期目線で考えると経理を含むバックオフィス全体の効率化が期待できます。
独自のUIでわからないところが出てきた場合はサポートも充実しているため、積極的にサポートに問い合わせるといいでしょう。
freeeの最大の特徴はAPI！自動でデータが同期できる
freeeを使うとAPI連携でSFA、給与計算ソフト、経費精算ソフト、インターネットバンキング明細、クレジットカード明細などとデータをシームレスに同期することができます。
これまで経理担当者がCSVなどを駆使して人力て集めていたデータを自動で同期してくれるのです。
ここからはfreeeの特徴であるAPI連携について解説します。
APIとは
Application Programing Interfaceの略です。
インターフェイスとは「何か」と「何か」をつなぐという意味。
ここではアプリケーションとプログラミングをつなぐという意味になります。
APIとCSVの違い
API連携ができるというと現場から
「CSVを使ってデータをアップロードさせることができるし、特に困っていない」
と声が上がってくることがあります。
CSVは全てにおいて人のリソースが必要、APIであれば自動でデータが同期されます。
数件のデータ更新であれば手間になりませんが、データ量が増えた場合はやはり自動でデータ連携させている方が圧倒的に効率的でしょう。
API連携ならfreee
API連携が使えるサービスで経理を効率化したいなら、現状選ぶべき会計ソフトはfreee一択です。
他にもAPI連携ができるクラウド会計ソフトは存在していますが、APIを利用するために申請が必要だったり有料だったりと越えるべきハードルがいくつかあります。
一方freeeはAPI公開に注力していて、アプリストアというreeeとAPI連携できる他のサービスが一箇所にまとまっています。
たとえばアプリストアの勤怠カテゴリをクリックすればfreeeとAPI連携できるサービスが一覧になっているため非常に便利です。
アプリストアに掲載されているアプリとfreeeを組み合わせて使えば、効率的な経理を含めたバックオフィスの仕組みを作ることができますよ。
freeeを導入すれば経理の効率があがる
これまで経理を含めたバックオフィスのデータは各部署に点在していました。
そのデータを取りまとめて経営に必要なデータに落とし込むまでに大変な労力がかかっていたのです。
しかしここ数年でAPI連携できるサービスが増え、API連携をすることで社内で点在していたデータをシームレスに同期することができるようになりました。
従来型のバックオフィスで、データが社内に点在している場合はfreeeを導入することで経理の効率が大幅にアップするでしょう。
