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会計帳簿はなぜ必要?主要簿と補助簿の種類とその役割とは

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みなさんは「会計帳簿」と聞くとなにを思い浮かべますか?

企業経営では物を売買したり、経費を支払ったりと日々の経営活動によって様々なお金の動きが発生します。
この発生したお金の動きを記録し管理するために必要なものが「会計帳簿」です。

 しかし、「会計帳簿」という言葉を聞くと、むずかしそうなイメージを持つ人も多いのではないでしょうか?

そこで今回は、

  • 会計帳簿とはいったいなに?
  • 会計帳簿にはどのような種類がある?その役割は?

これらの疑問について解説していきます。会計帳簿について詳しく知っておくことで、経理の仕事への理解がより一層深ります。

 

会計帳簿とは

会計帳簿とは、企業の日々の取引を記録した帳簿の総称であり、会社法によってその作成が義務づけられています。

日々の取引や、現金・預金以外の資産(売掛金などの債権や買掛金などの債務)の変化など、お金の流れを正確に記録することが定められており、確定申告や決算の際に作成される決算書の基礎となります。

会計帳簿は、現在の日々の取引を正確に把握し、管理をおこなっていくために必要不可欠のものです。
また、会計帳簿は今後の事業目標などを立てる際の重要な参考資料ともなります。
つまり、会計帳簿を作成することは、経営状況を正確に把握することだけではなく、事業の将来性についても重要な役割を担っているといえます。

 

会計帳簿を作成する際にはルールがある?

会計帳簿はいくつかのルールに沿って作成してかなければなりません。このルールは企業によっても様々で、それぞれの業種や事業規模によっても異なります。ここでは会計帳簿を作成する際の一般的なルールをいくつかご紹介します。

数字やフォントのスタイルを統一する

帳簿を作成する際には数字やフォントのスタイルがバラバラにならないように気をつける必要があります。ただし、会計ソフトを使って帳簿を作成している場合には、自動で数字やフォントのスタイルが統一されているため、意識する必要はありません。

会計帳簿では一般的には「アラビア数字」で記帳します。

訂正をおこなう際には2本の平行線を引く

帳簿を作成する際に誤りがあり、修正をおこなう必要がある場合には2本の平行線を引くことで修正をおこないます。2本の平行線を引いたあとは訂正印を押すことで修正完了となります。このとき、してはいけないことは「修正ペン」や「修正テープ」による修正です。

また、修正をおこなう際、企業によっては上司の承認が必要な場合もあるので、修正をおこなう前に上司に確認するようにしましょう。

事実に基づき日付順で作成する

帳簿を作成する際には必ず日付順で作成します。過去の取引を見直す際に日付がバラバラで帳簿を作成していると、取引の流れやその日の収支などを正しく把握することができません。そのため、実際の取引日に基づいて日々の取引を記帳していかなければなりません。

 

会計帳簿は2種類ある?主要簿と補助簿のそれぞれの役割とは

会計帳簿には、取引を記録する目的によってさまざまな種類があり、大きく分けると次の2種類に区分されます。

  • 主要簿
  • 補助簿

主要簿では事業をおこなっていくうえで発生する日々の取引についてを記帳していきますが、主要簿では補いきれない情報を補助簿がカバーすることで、より正確な経営状態や財政状態を把握し、事業全体を管理することができます。

主要簿|仕訳帳

仕訳帳とは日々の取引を発生順に並べて記載した記録簿です。仕訳帳は日々の取引を適当な勘定科目に割り当て、それぞれの勘定科目を借方、貸方に分けた状態で表示されます。

仕訳帳は、資産が増加した(貸方)、負債が発生した(借方)など、お金の流れや取引の内容を分類するために作成されます。

主要簿|日記帳

日記帳とは日々の取引内容を記録した帳簿のことをいい、取引が発生した順に記帳していきます。作成に関しては必ずしも必要ではないのですが、他の帳簿をつける際に記帳漏れがないかを確認するために使われることが多い帳簿です。

主要簿|総勘定元帳

総勘定元帳とはすべての取引を勘定科目ごとに分類した帳簿です。

総勘定元帳は勘定科目ごとに作成されるため、

  • 資産
  • 負債
  • 資本
  • 収益
  • 支出

といったグループごとに分けられ、勘定科目ごとに日々の取引を把握することができます。総勘定元帳は、これまで積み重ねてきた取引の記録を把握するために作成されます。

補助簿現金出納帳

現金出納帳とは現金の出入りを記録するための帳簿です。入金伝票、出金伝票をまとめた帳簿となります。日々の入出金後の実際残高と、現金出納帳に記載された帳簿残高が合っているか確認するために作成するものです。帳簿と実際残高に差額があるということは取引の記帳漏れや記帳ミスということになり、ミスを発見するためにも役立ちます。

また、現金出納帳では「いつ、どんなことに、お金を使ったのか」を把握することができます。

補助簿仕入帳

仕入帳とは仕入れに関する情報を詳細に示した帳簿のことをいいます。取引先から仕入れた商品について、

  • 仕入先
  • 商品名
  • 商品単価
  • 個数
  • 合計額

これらを記載することにより仕入れ商品の細かな管理をおこなうことができます。そのため、総勘定元帳の「仕入元帳」の補助簿という位置づけになります。

補助簿売上帳

売上帳は売上に関する情報を詳細に示した帳簿のことをいいます。内容は仕入帳と同じで取引先へ販売した商品について

  • 販売先
  • 商品名
  • 商品単価
  • 個数
  • 合計額

これらを記載することにより売り上げた商品の細かな管理をおこなうことができます。そのため、総勘定元帳の「売上元帳」の補助簿という位置づけになります。

その他、補助簿

上記の補助簿のほかにも

  • 得意先元帳 ・・・日々の売上を得意先ごとにまとめている帳簿
  • 仕入先元帳 ・・・日々の仕入を得意先ごとにまとめている帳簿
  • 預金出納帳 ・・・現金の入出金の動きをまとめている帳簿
  • 経費帳   ・・・仕入れ以外の費用を科目別に記録する帳簿
  • 固定資産台帳・・・企業が所有する固定資産を管理するための帳簿

補助簿の数が増えると、より細かな経営分析や取引管理をおこなうことができるため、なるべく多くの帳簿を作成した方がよいですが、その分手間が増えてしまうというデメリットもあります。まずは現在の事業規模に合わせて必要最低限の帳簿づけから始めることをおすすめします。

 

実は会計ソフトを使うと簡単に作成できる

会計帳簿は経営状態を正確に把握、管理するために非常に重要なものです。そのため、事業を続けるかぎり、会計帳簿も作成し続けなければならず、面倒くさい作業と感じる人も多いかも知れません。

しかし、実は会計帳簿は会計ソフトを使うことで簡単に作成することができます。また、会計帳簿を作成することで得られる税制上のメリットもあるため、まずは、それぞれの帳簿の種類や、役割について理解し、正しい会計帳簿を作成していきましょう。

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