「あっ… これ間違って処理してた…」
このフレーズにピンとくるかたは、きっと経理業務で何かしらの失敗をしてしまい取引先や社内のメンバーに迷惑をかけてしまったのではないでしょうか。
入社したての頃や業務に慣れてきたときなど、経理担当者であれば誰にも少なからず経理でミスをした苦い経験がありますよね。
経理のミスは未然に防ぐことも必要ですが、今回はミスをしたあとについてすべきことをお伝えします。
Contents
よくある経理の間違い
これから経理を学ぶ方、起業始める方は現場で何が起きているのかを予め知っておくことは重要あり、また経営には経理のリスクマネジメントは欠かせません。
経理のミスを３つのカテゴリで分けることができます。
経理事務で起こるミス
- 振込先間違い
- 振込金額の間違い
- 請求書の振込先間違い
- 書類の提出（送付）漏れ
- 重要書類の廃棄（紛失）
会計処理で起こるミス
- 勘定科目の間違い
- 金額の間違い
- 消費税区分の間違い
コミュニケーションで起こるミス
- 完了報告ができていない
- 進捗状況がわからない
- 内容が正しく伝わらない
- 「伝えた！」「いや、聞いていない！」
- できないことを引き受ける
これらはミスのほんの一部です。
では、その結果どうなるのでしょうか？
ミスの結果、何が起きるのか！？
当然ながら、ミスには何かしらの
- 取引先に被害が生じ信頼を失う
- 対処するために関係する人の時間を奪う
- その他の業務が遅れる
- 実損が生じる
- 重要な会議の予定が遅れる
- 経営判断を誤ってします
これら以外でも、今後の対策のため業務フローの再構築が必要になりコア業務に集中できなくなったり、経理担当者自身が失敗を恐れて業務に集中できなくなることも。
「するべきこと」と「してはいけないこと」
ミスの後に経理担当者がとってはいけない行動
ミスをした後によく見受けられる行動があります。
- 焦って仕事に集中できない
- 余計なことをアレコレ考える
- 自己嫌悪に陥る
- 実はミスではないと自己暗示をかける
これらの行動は、時間と労力を浪費し信頼を失うだけです。失った信頼を取り戻すことは簡単ではありません。
ミスをしたときに取るべき行動
- 冷静になることが最優先
ミスをしたときに一番避けるべきことは「２次被害」です。焦って対処方法を間違えミスにミスを重ねることがあってはいけません。そのために、まずは目を瞑り深呼吸をしてミスを受け入れる。そして冷静になってから何をすべきなのかを考えます。すぐに「今後、ミスを起こさないために何をすべきなのか？」と考える人がいますが、今何をすべきなのから冷静に判断することが最優先です。
- ミスによる影響を瞬時に把握
ミスの程度や影響を瞬時に把握することでスピーディーかつ適切に対応することで被害を最小限にくい止めることができます。
経理業務は企業活動の一部であり必ず次のアクションがあります。普段から業務の流れを理解し、「なぜこの業務があるのか？」「関連する人は誰？その目的は？」と把握しておくことでミスをした後の初動が早くなり適切に対応することが可能。スピーディーかつ適切に対応することで被害を最小限にくい止めることができます。
まとめ
残念ですが、経理のミスは起きるもの。だからこそ経理でミスがあったときの対応方法を個人レベルではなく、組織レベルで周知徹底することが重要です。
１．ミスは最小限に抑えることができる
２．ミスが起きたとき適切に対処できる
３．ミスを次に活かすことができる
これら３つのポイントをおさえることができて初めて成長企業に相応しい経理部であり経理担当であると言えます。
