バックオフィス業務とは
企業であれば、営業活動が増加するにつれてより煩雑になってくるのが、事務作業や管理に関わるバックオフィス業務です。
バックオフィスとは企業の間接部門。
人事部や経理部、法務部などの内勤に携わる専門職を指すことが一般的ですが、「勤怠管理」や「人材管理」「給与計算・経費精算」「会計・経理」「法務」など、情報管理や入力作業・更新に関わるたくさんの面倒が詰まっています。
ただし、ここだけでは利益を生むことはできません。
もし、このような管理業務の一つひとつが効率化されるならば、会社全体の生産性は飛躍的に向上します。
特に最近では、最新のクラウドサービスを利用することで、バックオフィス業務効率化の課題を解決してくれるサービスが続々と増えています。
Contents
バックオフィスの効率化
バックオフィスのクラウドツール
バックオフィス効率化は、クラウドサービスの利用が一番手っ取り早い方法です。
まず始めにクラウドサービスについてご紹介します。
クラウドサービスとは、社内のパソコン内のソフトを利用するのではなく、ネットワーク上に置かれたソフトを利用するサービスのことを指します。
ネットワーク上に置かれたドライブの中に、大切なデータや画像を保管するというのは、今や一般的になってきました。
ジャンルは異なりますが、GoogleドライブやDropbox、icloud、Onedriveなどもクラウドサービスの一つです。
このように、必要なデータやソフトをネットワーク上に保管し、必要な時には社内外からアクセス可能にするというサービスが、クラウドサービスです。
データやソフトをクラウド上に保管するので、インターネットの接続が可能な環境であれば、同じソフトを共有することができるようになり、同じ場所にいない人同士が、一緒に同じデータを手分けして作業することも可能になります。
管理面・コスト面に大きなメリットがあるため、多くの企業で導入されています。
実際に、クラウドサービスを利用している会社は近年増えています。
平成30年度の情報通信白書によると、クラウドサービス利用企業は2017年で56.9％あり、前年の46.9％から大幅に上昇している。利用企業の内訳から給与・財務会計・人事ツール利用企業は、27.1％（前年比0.7％の増加）とあり、バックオフィス業務のクラウドサービス利用率も年々増加傾向にあることが分かります。
バックオフィスを専門としたクラウドサービスには、勤怠管理、給与計算、会計・経理、経費精算、人材管理、採用管理、法務など多くのサービスがあります。
導入前にどのような目的で、何を一番重視したいかという基準を設定しておくべきです。
クラウドツール導入の実際
ECRSの法則
ステップ１.Eliminate(エリミネート) 排除（無くせないか）「除去する」
無駄な作業を除去していくこと。
ステップ2.Combine(コンバイン) 結合（一緒にできないか）「まとめる」
業務をまとめること。
ステップ３.Rearrange(リアレンジ) 交換（順序を変更できないか）「整理する」
業務を整理すること。
ステップ4.Simplify(シンプリファイ) 簡素化（単純化できないか）「簡単にする」
ECRSとは、以上の英語の頭文字を取って作られた言葉です。
これらを考えることで業務改善を行おうという、業務改善ステップのことです。
ちなみに、
E → C → R → S の順で取り組むことが推奨されておりS ＜ R ＜ C ＜ E という順で改善効果が増すとされています。
これが最も業務改善効果が高いと言われています。
クラウドサービスの導入はこのECRSの法則通りに考えると、わかりやすくなります。
今やっている業務を洗い出し、「これは何のためにやっているのか？」と、会社の業務目標に照らし合せてみて下さい。
無駄な業務、意外とたくさん見つかるものです。
クラウドサービスを使うと、整理しやすいかもしれません。
クラウドツール導入の流れの理想と現実の乖離
クラウドツールの発見
そもそもそのツールを見つけるところからはじめないと、話が始まりません。
ですが、クラウドツールのアンテナとも呼べる人・・・社内で「クラウドツール」を使いましょう！と
声があげる人がいない、というのが今の企業の現状です。
クラウドツール情報収集
発見するためには情報収集をする必要があります。
ですが、クラウドツールを選定する作業自体が、今までの業務外のことだったりもします。
そもそも仕事導入完了、稼働（運転開始） 効率化を目指すワケですが、一時的にでも、現在の仕事以外のことが増えることとなり、
その情報収集の時間がありません。
検証
情報収集をして、クラウドサービスを導入をしようと意志固めをしたとしても、その導入前後の効果の検証…
そもそも現状把握が出来る人が会社にいません。
導入準備
クラウドサービスを導入するとなると、社内のシステムを根幹から覆すことになるので、関係部署との調整が何よりも大切になってきます。
通常業務をしながらのその調整は、現状のシステムを維持しながらになるので、社内の人が関係部署との調整を担うのは困難を極めます。
導入完了、稼働（運転開始）
やっとの思いで導入ができたとしても、クラウドサービスを導入する時に表に立って担当していた社員が退職したりして、
メンテナンスできる人がいなくなってしまって、どうすればいいかがわからないことも。
まとめ
バックオフィスは、売り上げを生まない部署なので、コストを掛けることを嫌がる企業も多いです。
ですが、税法や社会保険、求人対応など専門知識がある方でなければ、業務が成り立たないのも事実です。
そして、「勤怠管理」や「人材管理」「給与計算・経費精算」「会計・経理」「法務」など、情報管理や入力作業・更新に関わるたくさんの面倒が詰まっています。
その手段としてクラウドサービスをご紹介しました。
ですが、クラウド化には何が必要なのか？という検証は、社内の現状システムを維持しながらするのは困難です。
だからこそ、バックオフィス全体を把握している専門家に依頼することは大事なことなのです。
