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業務効率化

「ダメな業務マニュアル」と「素敵な業務マニュアル」 違いを理解して効率化を実現!

更新日:

そもそも業務マニュアルって何ですか?
業務マニュアル・・・
この作成の目的は、業務の標準化です。
マニュアルを読めば、誰でもその業務の全体像がわかり、内容を理解することができます。

また、マニュアルがあれば新入社員への指導や後任への引継ぎにも正しく業務を伝えることができます。

経理ペンギン
なによりもあの人がいないと業務が回らない!
そんな業務を個人に依存するリスクを避けることができます。
マニュアルについて考えます。

 

業務マニュアルを作成するメリット

では、業務マニュアルを作成することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。

時間の短縮』『コストの削減』『品質の維持・向上』の3つです。

例えば、新しく入った社員に仕事を教える時、何も分からない状態から仕事を始める場合、OJTと言って先輩社員から説明を受ける内容を少しづつ覚えることは必ずどこの職場でもやっています。
けれど、このやり方だと、教える側と聞く側の教え方や受け止め方、理解度の早い遅いなどにより、時間がかかるのが普通です。
どれほど優秀な人でも、ニンゲン一度聞いて忘れないなんてことはありません。
業務マニュアルがあれば、聞いたことを復習にも使えますし、相手の時間を奪うことがないので、『時間の短縮』に繋がります。

仕事時間が短縮できるようになれば、残業して指導したり、休み時間にずれこんだりするようなこともありません。
人件費などの『コストの削減』にもなります。
なによりも教え教えられる双方の不平不満も減らせます。

業務マニュアルに沿った手順で仕事を進めれば、商品やサービスの安定が図れます。
スタッフの意識の統一や、品質のブレがなくなるのでミスを防ぐことにも繋がります。
品質の維持・向上』ができれば顧客満足にも大きく作用します。

 

ダメなマニュアル

・紙
・PDF
・Word
・Excel で作られたモノ

これを見て「あれ?」
・・・と思われた方もいるかもしれません。
今まで上記で記載されたマニュアルしか見たことがない・・・という声が聞こえてきそうです。

あなたはどうでしょうか?
でも、これらで作られたマニュアルは一生懸命作ったところで、ほとんどが活用されることなくそのまま葬り去られてしまうケースが多いのです。

それはどうしてなのでしょう?

・書かれている内容が素晴らしくても、使い勝手が悪い。
・データで作成保存しても、フォルダの奥深くに眠り、必要な時に探せない。
・たとえ見つかったとしても、どれが最新のマニュアルかわからない。

などなど・・・。

例えば、「マニュアルの3ページに書いてあったのに…やってしまった」
後からここに書いてあったのに・・・と気づくのが遅くなるようなケースもマニュアルへの導線が悪さが原因です。
マニュアルは、あっても見ることを忘れては意味がないのです。

素敵なマニュアルの条件

ポイント①  アップデートがし易い
ポイント②  マニュアルへのアクセスが簡単
ポイント③  タスク管理と一体化

ポイント① アップデートがし易い

一度標準化された業務は今後もずっと同じ、とは限りません。今般、効率化が推進されているので日々業務手順が変わることは往々にして起こりえます。

業務がアップデートされた場合、マニュアルもアップデートする必要があるので「マニュアルの更新が必要だけど後回しにしよう…」とならないようにアップデートに対する心理的なハードルを下げる必要があります。

 

ポイント② マニュアルへのアクセスが簡単

マニュアルが必要と感じ時に、

A:マニュアルにたどり着くまで10分かかる

B:マニュアルにたどり着くまで3秒

どちらが嬉しいですか?

10分は少し大げさですが、マニュアルを見るために要する時間はとても重要です。マニュアルに辿り着くまでの時間が延びてマニュアルを見ることが次第に減ると、形骸化してしまいマニュアルがあることすら忘れ去られることもあります。

 

ポイント③ タスク管理と一体化

最近では、タスク管理ができるツールが増えています。このことを利用し、タスクの中にマニュアルを埋め込むことも一つの方法です。わざわざマニュアルを探す手間も省け時間短縮にもつながります。

 

おすすめツール

・ドキュメント
・スプレッドシート
・Googleサイト
・チャットワークのタスク管理機能

以上の4つのツールはすべてWEBでアクセスすることができます。また、操作方法もとてもシンプルなのでオススメです。

これからマニュアル作成に取り掛かる方は、一度試してみてください。

まとめ

マニュアルの作成はどのような内容を盛り込むかが大切です。
業務の判断基準を明確にし、読んで欲しい部分を強調するなど見やすさにもこだわると使いやすくなるでしょう。
そしてなによりも、すぐに見れて、業務のやり方が変わった時にアップデートしやすく、タスク管理と一体化していると言うことナシ、です。
決めなければいけないことも多く大変な作業になりますが、業務を改めて理解することにもなり、何よりも後々のコスト削減にもつながるので、機会があれば積極的にチャレンジしてみてください!

 

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